Betere tijdsinschattingen maken met de PERT-methode

Bij het ontwikkelen van webapplicaties en websites moet je regelmatig een inschatting van de benodigde tijd maken voor de te ontwikkelen onderdelen. Vaak zijn er onzekerheden en onderdelen (externe partijen) waar je geen invloed op hebt. Hoe zorg je nu dat je dan toch nauwkeurige tijdsinschattingen maakt voor een betrouwbare planning? Niemand wil de klant opbellen om te vertellen dat de beloofde datum niet gehaald gaat worden.

Er zijn verschillende methoden om tijdsinschattingen nauwkeuriger te maken waarvan de één vast beter of eenvoudiger dan de ander. De methode die mijn voorkeur geniet en in mijn ervaring het beste werkt is de PERT-methode.

PERT

PERT staat voor Program (of Project) Evaluation and Review Technique en wordt gebruikt in projectmanagement. Nauwkeurige tijdsinschattingen maken is trouwens maar één onderdeel van PERT. Met PERT kan je ook afhankelijkheden tussen verschillende taken aangeven. Bijvoorbeeld dat de taak ‘Grafisch ontwerp omzetten naar HTML templates’ pas uitgevoerd kan worden nadat de taak ‘Grafisch ontwerp maken’ afgerond is. Deze afhankelijkheden van taken zou je bijvoorbeeld via een Gantt chart weer kunnen geven.

In deze blogpost wil ik het vooral hebben over betrouwbare tijdsinschattingen maken met behulp van de PERT-methode. Ik gebruik deze methode al enkele jaren en heb ontdekt dat daardoor mijn tijdsinschattingen realistischer zijn en nog belangrijker, ik er minder vaak overheen ga.

Bij de PERT-methode geef je per taak drie tijdsinschattingen op, namelijk, de meest optimistische tijd (Optimistic), de tijd die het waarschijnlijk kost (Most likely) en de tijd die het in het ergste geval kost (Pessimistic).

Optimistic

De kortst mogelijk tijd die een taak kan duren. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat alle benodigde informatie en tools beschikbaar zijn en alles mee zit. Dit is dus de meest optimistische inschatting.

Most likely

Dit is de tijd die het hoogst waarschijnlijk kost. Dit is een realistische inschatting waarbij er niet vanuit wordt gegaan dat alles gaat zoals men hoopt.

Pessimistic

De tijd die de taak in het ergste geval kost. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat er veel tegen zit en benodigde informatie en tools niet direct beschikbaar zijn. De meest pessimistische inschatting dus.

Het rekensommetje

De uiteindelijke inschatting (Estimation) wordt als volgt berekent:

Estimation = ( optimistic + ( 4 x most likely ) + pessimistic) / 6

Stel dat je een taak ‘Grafisch ontwerp omzetten naar HTML’ hebt. Optimistisch gezien zou je deze taak in 16 uur kunnen afronden, realistisch gezien zijn er kleine wijzigingen nodig, dus waarschijnlijk ben je hier 24 uur aan kwijt. En als er tussendoor nog grafische wijzigingen worden doorgevoerd die opnieuw omgezet moeten worden ben je hier misschien wel een volle week, dus 40 uur mee bezig.

De inschatting zou dan als volgt zijn:

( 16 + ( 4 x 24 ) + 40 ) = 25,33 uur

De inschatting voor deze taak is dus ongeveer 25 uur en 20 minuten.

De standaard afwijking

Nu wil je natuurlijk ook nog weten hoe betrouwbaar deze uitgerekende inschatting is. Hiervoor reken je de standaard afwijking (standard deviation) uit. Wanneer de meest optimistische tijd en de meest pessimistische tijd ver uit elkaar liggen betekent dit waarschijnlijk dat er veel onduidelijkheden zijn, wat de inschatting minder betrouwbaar maakt. In zo’n geval is het een goed idee om extra tijd in de planning vrij te houden om dit op te kunnen vangen.

De standaard afwijking reken je als volgt uit:

Standard Deviation = ( pessimistic - optimistic ) / 6

In het geval van het eerdere voorbeeld levert dit de volgende rekensom op:

( 40 - 16 ) / 6 = 4

Todo’s

Een ander voordeel, naast een betrouwbaardere inschatting van de taken, is dat deze methode je meer forceert om de te ontwikkelen onderdelen uit te schrijven in taken, hierdoor vergeet je minder snel iets. Je tijdsinschatting is dus eigenlijk ook je todo-lijst.

Een voorbeeld van een totale inschatting voor een simpele website zou als volgt kunnen zijn: